Geplaatst 24-03-25
Het implementeren van een Governance, Risk en Compliance (GRC) proces kan een uitdagende onderneming zijn, maar met de juiste aanpak en aandacht voor bepaalde sleutelfactoren kan het een groot succes worden.
Tijdens de TrustBound Partner Pulse van donderdag 20 maart 2025, bespraken we dit onderwerp. Onze kennispartners hebben dagelijks te maken met deze uitdaging: wat zien zij als de belangrijkste factoren die bijdragen aan een succesvolle GRC-implementatie?
7 Sleutelfactoren
1. Creëer breed draagvlak
Een van de eerste stappen naar een succesvolle GRC-implementatie is het creëren van een breed draagvlak binnen de organisatie. Het is essentieel dat niet alleen de afdeling die het proces initieert, maar ook andere afdelingen en belanghebbenden betrokken zijn en het belang van het GRC-proces inzien. Zoals een deelnemer opmerkte: "Als het breder wordt gedragen dan alleen maar door degene die het geïnitieerd heeft of de afdeling waar het vanaf komt, dan denk ik dat je dan in ieder geval op de goede weg bent".
2. Stel duidelijke doelstellingen en definities op
Het is belangrijk om van tevoren duidelijke doelstellingen en definities vast te stellen. Dit omvat het definiëren van wat een succesvolle implementatie inhoudt. Een soort een "definition of done". Dit helpt om de verwachtingen te managen en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit.
3. Zet in op eigenaarschap en verantwoordelijkheden
Een cruciale factor voor succes is het toewijzen van eigenaarschap en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat er binnen de organisatie duidelijke eigenaren zijn voor de verschillende onderdelen van het GRC-proces. Dit zorgt ervoor dat er altijd iemand is die verantwoordelijk is voor het succes van het proces en dat er duidelijke lijnen van verantwoordelijkheid zijn.
4. Begin klein en breid geleidelijk uit
Een veelgemaakte fout bij GRC-implementaties is te groot willen beginnen. Een deelnemer lichtte dit toe: “Ik heb wel eens meegemaakt dat er eerst 600 verwerkingen in de software werden ingevoerd. Toen was direct iedereen de weg kwijt.” Het is vaak beter om klein te beginnen en het proces geleidelijk uit te breiden. Door te starten met een pilotproject of een specifieke afdeling kunnen eventuele problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en opgelost voordat het proces op grotere schaal wordt uitgerold.
5. Betrek het Middenmanagement
Een ander belangrijk aspect is de betrokkenheid van het middenmanagement. "Het grote probleem is het gebrek aan commitment bij het middenmanagement. Toen ik eens een vergadering gepland had om risicomanagement aan de organisatie over te dragen regende het afmeldingen. Waarom? Omdat hun manager niet had gehamerd op hoe belangrijk dit was.” Vaak ligt de nadruk op de top van de organisatie, maar het is het middenmanagement dat ervoor moet zorgen dat de dagelijkse uitvoering van het GRC-proces soepel verloopt. Dit terwijl zij niet wordt afgerekend of beoordeeld op prestaties op het vlak van compliance of informatiebeveiliging binnen hun eigen management scope. Het is daarom essentieel om het middenmanagement te betrekken en hen te ondersteunen bij hun rol in het proces.
6. Maak gebruik van tooling en standaardtaken
Het gebruik van tooling en standaardtaken kan helpen om het GRC-proces efficiënter en effectiever te maken. Door gebruik te maken van gestandaardiseerde procedures en hulpmiddelen kunnen organisaties tijd besparen en de consistentie van het proces verbeteren.
Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat deze tools en taken goed aansluiten bij de specifieke behoeften en context van de organisatie. “Een organisatie moet wel eerst een bepaald volwassenheidniveau hebben bereikt voordat je GRC tooling gaat introduceren. Het is wat mij betreft echt voor doen, mee doen, zelf doen. Laat zien hoe dingen in elkaar zitten, wat er moet gebeuren, en welke taken je bij hen neerlegt. Pas als dat radartje draait gaat het implementeren van GRC-tooling flink meerwaarde leveren en ga je richting een succesvolle GRC implementatie.”
En moet je direct bij de start al beginnen met het implementeren van standaardtaken? Daar waren de meningen over verdeeld. “Het kan de start ook onnodig complex maken; zorg eerst dat de gebruikte software geadopteerd wordt en maak dan pas een efficiency- en kwaliteitsslag met standaardtaken.”
7. Gebruik GRC-tooling waarvoor het bedoeld is
Een van de veel geziene valkuilen is dat GRC-tooling veel te breed werd ingezet waardoor men verdwaalt. “Gebruik GRC-tooling om je governance, risk en compliance op orde te brengen, maar ga niet denken “dit is mijn CMDB (Configuration Management Database, red), of een document managementsysteem, of dit wordt mijn service management omgeving waar ik al mijn incidenten en changes in ga beheren. Bedenk: dit is mijn GRC-tool, dit heb ik voor een bepaald doel ingezet en ik ga klein beginnen en van daaruit uitbouwen.” Een overdaad aan data invoeren gaat niet werken, want dan raak je totaal de weg kwijt.
Conclusie
Het succesvol implementeren van een GRC-proces vereist een doordachte aanpak en aandacht voor verschillende sleutelfactoren. Door een breed draagvlak te creëren, duidelijke doelstellingen te stellen, eigenaarschap en verantwoordelijkheden toe te wijzen, klein te beginnen, het middenmanagement te betrekken, én gebruik te maken van tooling (en kritisch te zijn op de invulling daarvan) kunnen organisaties de kans op succes aanzienlijk vergroten.
GRC updates en best practices direct in je mailbox?
Schrijf je in voor de TrustBound nieuwsbrief. We versturen de nieuwsbrief in principe eens per maand, maar alleen als we écht iets te vertellen hebben. En je kunt je natuurlijk elk moment weer afmelden als we niet aan de verwachtingen voldoen.