Wat is een verwerkingsregister?
Een verwerkingsregister is een overzichtelijke en gestructureerde methode waarin een organisatie alle verwerkingen van persoonsgegevens vastlegt. Het register dient als een belangrijk hulpmiddel om te voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Het register geeft inzicht in de persoonsgegevens die worden verwerkt, de doeleinden van de verwerking, de betrokkenen en de categorieën ontvangers van de gegevens. Ook bevat het register informatie over de bewaartermijnen, beveiligingsmaatregelen en eventuele internationale doorgiften van de persoonsgegevens. Het verwerkingsregister is dus een essentieel document voor elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt en de privacy van betrokkenen serieus neemt.
Wat moet ik vastleggen in het verwerkingsregister?
De inhoud van het verwerkingsregister verschilt per organisatie, omdat het afgeleid is van de specifieke activiteiten en verwerkingen van persoonsgegevens die de organisatie uitvoert. Een organisatie moet zelf vastelleggen welke informatie nodig is om te voldoen aan de eisen van de AVG en welke informatie relevant is voor het documenteren van de verwerking van persoonsgegevens.
Het is belangrijk dat de organisatie zorgvuldig nagaat welke persoonsgegevens zij verwerkt en met welk doel, zodat het verwerkingsregister een compleet en nauwkeurig overzicht geeft van de verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Effectief privacymanagement?
Lees over onze aanpak voor het eenvoudig en snel opzetten van een beheersysteem voor AVG en Toezicht.
Wettelijk verplichte onderdelen in het verwerkingsregister
- De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, indien van toepassing, de functionaris voor gegevensbescherming.
- Het doel van de verwerking van persoonsgegevens.
- Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt, zoals klanten, werknemers of leveranciers.
- Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt, zoals namen, adressen, e-mailadressen, financiële gegevens enzovoort.
- Een beschrijving van de categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens, zoals andere organisaties of overheidsinstanties.
- Indien van toepassing, een beschrijving van de doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Econimische Ruimte.
- De bewaartermijn van de persoonsgegevens.
- Een koppeling met de technische en organisatorische maatregelen die zijn genomen om de persoonsgegevens te beschermen.
Hoe beheer je een register van verwerkingen?
Een bruikbaar verwerkingsregister is geeft een actueel inzicht in de verwerking van persoonsgegevens. Het is dus belangrijk om het register goed bij te houden en te onderhouden. Maar dat doe je niet alleen, maar je werkt samen met verschillende medewerkers in de organisatie.
De AVG-software van TrustBound GRC ondersteunt je door deze werkzaamheden te verdelen over de juiste personen en gezamenlijk te werken aan een actuele administratie. Ieder wordt bevraagd op het delen van kennis die volgt uit zijn of haar functie en werkzamenheden – en medewerkers worden niet lastiggevallen met lastige vragen en beperkingen.
Door samen te werken is het nut van het register voor iedereen duidelijk.
Waarom het verwerkingsregister van TrustBound GRC?
Het verwerkingsregister vormt de basis voor het inrichten van goede persoonsgegevensbescherming en – beveiliging. De koppeling met leveranciers en systemen, maakt de hele keten van verwerkingspartners inzichtelijk. De gegevens van het verwerkingsregister worden gekoppeld aan het uitvoeren van een risicoanalyse of PIA/DPIA zodat deze gericht en efficiënt uitgevoerd worden. Het is de kapstok voor het benoemen van risico's, het implementeren van beheersmaatregelen en het organiseren van toezicht.
Het verwerkingsregister van TrustBound GRC geeft je een duidelijk overzicht van de verantwoordelijkheden, die worden gekoppeld aan de taken en het beheer van de procedures om de bescherming van privacy in jouw organisatie te borgen.
Voorbeeld van het AVG-verwerkingsregister
TrustBound GRC heeft een uitgebreide bibliotheek met voorbeelden van verwerkingen, informatie over leveranciers en beschrijvingen van bedrijfsmiddelen: de Smarthub.
De Smarthub beschikt over templates en voorbeeldregisters voor Onderwijs, Zorg, Overheid en Zakelijke dienstverlening; zo wordt het migreren van je bestaande register kinderspel en kan je snel van start met het daadwerkelijk verbeteren van de persoonsgegevensbescherming in jouw organisatie.
Vertrouwd door meer dan 1000 privacy en security professionals wereldwijd
ISO27001 register
Het TrustBound verwerkingsregister biedt niet alleen een basis voor het verbeteren van privacy, ook wordt het ingezet om informatiebeveiliging te organiseren en certificering te behalen. Op ons compliance dashboard kan je precies aflezen wat de stand van zaken is van de informatiebeveiliging en privacy activiteiten in jouw organisatie. Het is een visuele weergave van het beleid, waarmee je realtime inzicht krijgt in de relevante activiteiten van het beheer.
Met TrustBound als GRC-tool heb je als CISO, security-officer of (interne) toezichthouder altijd de juiste rapportages en real-time informatie met betrekking tot het behalen van je doelstellingen.
Vraag een demo aanKennis Maken?
Ben jij geïnteresseerd en wil je een gericht gesprek over AVG-software binnen jouw organisatie?
In een persoonlijk webinar bespreken wij de mogelijkheden. We leggen uit hoe onze tool jouw organisatie kan helpen om alles op orde te brengen wat te maken heeft met informatiebescherming en de privacy van je klanten, leveranciers en medewerkers.