Geplaatst 25-11-22
In Nederland hebben we allerlei regels over het gebruik, delen en bewaren van persoonsgegevens. Je staat er misschien niet bij stil, maar wanneer je een cv of andere sollicitatiedocumenten ontvangt, dan ben je in bezit van de persoonsgegevens van iemand anders. Mag je die bewaren? En zo ja, hoe lang? Kan je deze gegevens delen met andere mensen binnen jouw organisatie en zijn er dan nog restricties? In dit blog vertellen we je alles over het delen en bewaren van verschillende sollicitatiedocumenten.
Het delen van sollicitatiedocumenten
Om meteen maar met de deur in huis te vallen… Ja, je mag sollicitatiedocumenten delen met anderen binnen je organisatie. Maar, daar moet echter wel een dikke kanttekening bij worden geplaatst. Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is er een aantal dringende adviezen. We zetten ze op een rijtje:
-
Laat de sollicitant weten dat zijn of haar gegevens mogelijk gedeeld kunnen worden. Geef daarbij aan met wie dat is en met welk doel de gegevens rondgaan. Bijvoorbeeld voor selectiedoeleinden. Je kan de sollicitant informeren door het te vermelden in de privacyverklaring van je organisatie. Of je laat het tijdens de sollicitatieprocedure weten, zoals op de plek waar cv's geüpload worden.
-
Een tweede advies gaat over het anonimiseren van documenten tijdens de eerste fase. Je kan bijvoorbeeld de NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) onleesbaar maken voordat je ze deelt binnen je organisatie. Deze gegevens zijn namelijk vaak pas in een latere fase van belang.
-
Wanneer je fysieke documenten verspreidt, bouw dan een zekerheid in dat je ze weer terugkrijgt. Zo voorkom je dat er gegevens gaan zweven en behoud je zelf de regie over het verspreiden en delen van de documenten.
-
Natuurlijk worden er tegenwoordig meer gegevens online gedeeld dan fysiek. Wanneer je de documenten digitaal verspreidt, werk dan met links in plaats van het toevoegen van documenten. Aan een link kan je specifieke toegangsrechten en bijvoorbeeld ook een verloopdatum toekennen. Zo borg je dat gegevens na een bepaalde tijd gegarandeerd niet meer beschikbaar zijn.
Het bewaren van sollicitatiedocumenten
In de regel mag je alle sollicitatiedocumenten maximaal vier weken bewaren. Een sollicitatieprocedure kan natuurlijk langer duren. Daarom kan je de documenten mét toestemming van de sollicitant maximaal een jaar bewaren. Daarna zal je opnieuw toestemming moeten vragen óf de gegevens vernietigen.
Effectief privacymanagement?
Lees over onze aanpak voor het eenvoudig en snel opzetten van een beheersysteem voor AVG en Toezicht.
Privacyafspraken in TrustBound
TrustBound GRC ondersteunt bij het vastleggen en bijhouden van afspraken met elke organisatie waarmee persoonsgegevens uitgewisseld worden. Soms zijn dat verwerkersovereenkomsten, maar ook andere vormen zoals gegevensuitwisselingsovereenkomst en overeenkomst gezamenlijke verantwoordelijkheid persoonsgegevens worden geregistreerd. Door slimme koppeling met de verwerking van gegevens in het register is voor de verantwoordelijke voor processen direct zichtbaar of de afspraken met de leveranciers op orde zijn.
Zo draagt TrustBound direct bij aan het samenwerken aan bescherming van persoonsgegevens.