Gemeente Breda verbetert interne auditfunctie met TrustBound GRC

Gemeente Breda professionaliseert auditprocessen met TrustBound’s Audit Management Software

Breda, de op acht na grootste gemeente van Nederland, stond enkele jaren geleden voor een grote uitdaging. Ondanks haar omvang en belang had de gemeente geen volwaardige interne auditfunctie. Veel van de auditwerkzaamheden werden ad hoc uitgevoerd, waarbij Excel-bestanden en handmatige processen de norm waren. Corné Kuijpers, coördinator team audit bij de gemeente Breda, herinnert zich: “Er was veel werk aan de winkel. We hadden de ambitie om een professionele auditafdeling neer te zetten, maar we werkten nog op een manier die verre van uniform was.”

Het werd duidelijk dat er behoefte was aan een diepgaande kwaliteitsslag. Door de groeiende omvang van de gemeente en de complexiteit van haar financiële processen, was het noodzakelijk om niet alleen audits uit te voeren, maar ook te zorgen voor een betere risicobeheersing en transparantie binnen de organisatie. Corné: “We wilden een auditfunctie die van meerwaarde zou zijn voor de gehele organisatie.”

De zoektocht naar een oplossing

De zoektocht naar een geschikte oplossing begon met een duidelijke wens: software die zou helpen bij het optimaliseren van de auditprocessen. Dit leidde tot een marktanalyse waarbij verschillende auditsoftware werd onderzocht. Toch leek er geen oplossing te zijn die volledig aansloot bij de specifieke behoeften van de gemeente.

Toen kwam TrustBound in beeld. Hoewel haar platform oorspronkelijk was ontworpen voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming, was er direct potentieel te zien voor uitbreiding naar auditdoeleinden. Corné vertelt: “TrustBound verraste ons. Haar GRC-tool had een sterke basis, en binnen een maand wist ze een demo-omgeving op te zetten die precies liet zien wat wij zochten.”

Oplossingen op maat

TrustBound ging direct aan de slag om haar bestaande tool aan te passen en om te bouwen naar een volwaardig audit management systeem, specifiek gericht op de behoeften van de gemeente. Dit proces werd nauwgezet begeleid door zowel het interne team van Breda als externe specialisten zoals William Lagendijk (registeraccountant). William: “Iedereen was vanaf het begin betrokken. We wilden allemaal dat dit een succes zou worden.”

De oplossing werd in recordtempo ontwikkeld en getest, waarbij zowel gemeente Breda als TrustBound intensief samenwerkten om ervoor te zorgen dat het systeem optimaal zou functioneren. Corné: “TrustBound wist snel in te spelen op onze behoeften. Het team luisterde goed, werkte conceptueel sterk en kwam snel met oplossingen. Het was indrukwekkend om te zien hoe snel ze onze wensen vertaalde in best-practices, waarop de software werd doorontwikkeld.”

De meerwaarde van TrustBound GRC

Het audit management systeem van TrustBound biedt nu een robuuste, gestandaardiseerde aanpak voor de auditprocessen. Het systeem voldoet volledig aan de eisen van het Instituut van Internal Auditors (IIA) en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), waaronder de specifieke eisen van NV COS 610. Dit betekent dat alle dossiervorming, kwaliteitsborging en vastlegging van oordeelsvorming in lijn zijn met de relevante standaarden.

Corné licht toe: “Voorheen was het een uitdaging om audits goed te documenteren en inzichtelijk te maken. Nu kunnen we de kwaliteit van onze auditprocessen waarborgen en de aanpak en uitkomsten delen met de organisatie. Dit geeft ons meer controle en transparantie.”

Concrete voordelen binnen de gemeente

De implementatie van het TrustBound audit management systeem heeft al direct resultaten opgeleverd binnen de gemeente Breda. Niet alleen zijn de auditprocessen professioneler en efficiënter geworden, ook de rapportages zijn aanzienlijk verbeterd. William: “We rapporteren nu over de kwaliteit van processen en de genomen beheersmaatregelen. Dit maakt het voor het management en de proceseigenaren veel makkelijker om te zien waar verbeteringen nodig zijn.”

Daarnaast zorgt de tool ervoor dat de gemeente audits op een uniforme manier uitvoert, waardoor er vrijwel geen verschillen meer zijn in de aanpak tussen de auditors. Door export- en importfuncties kunnen procesregistraties, risico's, beheersmaatregelen, controleprotocollen en standaardtaken gemakkelijk worden gedeeld binnen en tussen gemeenten. Dit verhoogt de consistentie en zorgt er ook voor dat nieuwe medewerkers sneller kunnen inwerken in de auditprocessen. 

Toegenomen vertrouwen en proactieve samenwerking

Een ander belangrijk effect van de implementatie van het TrustBound audit management systeem is de toegenomen betrokkenheid van de afdelingen binnen de gemeente. Waar de auditafdeling voorheen soms als “lastpak” werd gezien, is er nu een nieuwe dynamiek ontstaan. Corné vertelt: “We worden nu meer proactief benaderd door afdelingen die willen weten hoe ze hun processen beter kunnen inrichten. De directie en afdelingshoofden zien nu echt de meerwaarde van ons werk.”

Dit heeft ook geleid tot een betere samenwerking met externe partijen, zoals de externe accountants die verantwoordelijk zijn voor de controleverklaring van de gemeente. Doordat het auditproces nu duidelijk gestructureerd is, kunnen zij nu sneller en efficiënter hun controles uitvoeren.

Breda als koploper

Met de succesvolle implementatie van het audit management systeem positioneert gemeente Breda zich nu als een koploper op het gebied van interne auditprocessen. Corné: “We hebben een auditfunctie neergezet, een uitgebreidere versie van de traditionele Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Andere gemeenten benaderen ons regelmatig met vragen over hoe we deze stappen hebben gezet.”

Een toekomst van voortdurende verbetering

Hoewel de huidige auditfunctie al sterk verbeterd is, blijft de ambitie van gemeente Breda om haar processen verder te optimaliseren. Corné: “Nu we de basis hebben gelegd met het audit management systeem, kijken we naar verdere uitbreidingen. We willen de software inzetten voor IT-audits en operational audits, waaronder de zogeheten ‘213a-onderzoeken’ die we in opdracht van het college van B&W uitvoeren. Ook het Team Toezicht en Naleving is gestart met het gebruik van de tool, voor de kwaliteitscontrole bij zorginstellingen die jeugd- en Wmo-taken voor de gemeente uitvoert. TrustBound blijft hierin een belangrijke partner, omdat ze met ons meedenkt en actief betrokken blijft bij onze ontwikkeling.” 

Interne auditfunctie geprofessionaliseerd

De samenwerking tussen TrustBound en gemeente Breda heeft niet alleen geleid tot een aanzienlijke verbetering van de interne auditfunctie, maar ook tot meer inzicht en controle over kritieke processen, zoals de rechtmatigheid van inkoop en inhuur. 

Als onderdeel van een bredere campagne over de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is een blog gepubliceerd over rechtmatigheidsverantwoording. Dit thema is essentieel voor iedere gemeente, gezien de verplichting om transparant en compliant te opereren.