Three Lines Model | Risicomanagement

Het Three Lines Model, voorheen bekend als het ‘Three Lines of Defense model’, is een raamwerk waarmee organisaties grip krijgen op governance, risico’s en compliance. Dit model wordt wereldwijd toegepast om verantwoordelijkheden zichtbaar te maken en om te laten zien dat een organisatie “in control” is. Hoe zit het model precies in elkaar en hoe pas je het toe in jouw organisatie? We leggen je graag alles uit over het Three Lines Model.

Wat is het Three Lines Model?

Het Three Lines Model verdeelt verantwoordelijkheden over drie ‘lijnen’, die samenwerken om risico’s te identificeren, beheersen en evalueren. Dit model wordt veel toegepast in verschillende sectoren, van financiële diensten tot zorg en IT, en is ontwikkeld door het Institute of Internal Auditors (IIA). In 2020 is het model vernieuwd om beter aan te sluiten bij de uitdagingen van moderne organisaties.

De kern van het model zijn de drie lijnen. De eerste en tweede lijn worden samen ook wel het ‘Management’ genoemd. De derde lijn is daarentegen onafhankelijk.

De eerste lijn: operationele teams die verantwoordelijk zijn voor het managen van risico’s en het naleven van processen.
De tweede lijn: ondersteunende en toezichthoudende functies, zoals compliance- en risicomanagers.
De derde lijn: onafhankelijke interne auditfuncties die beoordelen hoe effectief de eerste en tweede lijn functioneren.

Naast deze drie lijnen spelen twee andere elementen een cruciale rol.

Het bestuursorgaan: bepaalt de strategische richting en houdt toezicht op de effectiviteit van het model.
Externe auditors: hoewel zij buiten het model staan, bieden externe auditors een onafhankelijk perspectief en beoordelen zij of de organisatie voldoet aan externe eisen.

Ontwikkeling van het oorspronkelijke Three Lines of Defense Model

Het oorspronkelijke Three Lines of Defense Model, zoals het voorheen werd genoemd, werd in 2013 door het IIA gelanceerd. Het was bedoeld om organisaties een structuur te bieden voor het beheersen van risico’s en het verbeteren van governance. In 2020 werd het model geüpdatet naar het Three Lines Model, met een moderne aanpak die flexibiliteit en samenwerking tussen de lijnen centraal stelt.

De nieuwe versie erkent dat rollen en verantwoordelijkheden niet altijd strikt gescheiden hoeven te zijn, zolang er transparantie en duidelijkheid is. Daarnaast is er een grotere focus op hoe de drie lijnen bijdragen aan het bereiken van de organisatiedoelen. Ook heeft er een verschuiving plaatsgevonden van een defensieve naar een meer proactieve benadering. Vandaar dat het woord ‘Defense’ uit de naam is gehaald.

Onderdelen van het 3 Lines Model uitgelegd

Elk onderdeel van het Three Lines Model (ook wel 3 Lines Model) heeft zijn eigen rol en verantwoordelijkheden, maar ze zijn nauw met elkaar verbonden en werken samen aan het succes van de organisatie.

De eerste lijn: verantwoordelijkheden en rol
De eerste lijn bestaat uit de operationele teams binnen een organisatie. Dit zijn de mensen die dagelijks verantwoordelijk zijn voor het managen van risico’s en het uitvoeren van controles binnen hun eigen processen. Ze identificeren potentiële risico’s, voeren de beheersmaatregelen uit en zorgen ervoor dat alles soepel verloopt. De eerste lijn vormt samen met de tweede lijn het ‘Management'.

Hoe TrustBound de eerste lijn ondersteunt
Voor eerstelijns functionarissen biedt TrustBound tools die het risicobeheer vergemakkelijken. Denk aan geavanceerde analyses en operationele planningsfunctionaliteiten die ervoor zorgen dat maatregelen en controles effectief worden uitgevoerd. Met de PDCA-cyclus kunnen zij periodieke controles plannen, uitvoeren en monitoren.Tegelijk zorgt het TrustBound-platform voor standaardisatie van terugkerende controlewerkzaamheden, wat de voorspelbaarheid vergroot en de administratieve druk verlaagt.

De tweede lijn: ondersteuning en controle
De tweede lijn fungeert als ondersteunende en toezichthoudende laag. Hier vinden we functies zoals compliance- en risicomanagers. Zij zorgen ervoor dat de eerste lijn werkt binnen de kaders van beleidsregels en wetgeving. Ze bewaken de naleving en bieden begeleiding aan de eerste lijn. De tweede lijn vormt samen met de eerste lijn het ‘Management'.

Hoe TrustBound de tweede lijn versterkt
TrustBound stelt tweedelijns functionarissen in staat om hun taken efficiënter uit te voeren. Door middel van geautomatiseerde controles, coördinatie van rapportages en monitoringtools kunnen zij toezicht houden op de naleving van regels. Het platform maakt het eenvoudig om controles inhoudelijk op elkaar af te stemmen met de eerste lijn, waardoor de werkzaamheden complementair worden aan die van het auditteam in de derde lijn. Zo wordt dubbel werk voorkomen en ontstaat een gestroomlijnde samenwerking. Deze technologie maakt het niet alleen eenvoudiger om risico’s te identificeren, maar verbetert ook de samenwerking met de eerste lijn.

De derde lijn: onafhankelijke assurance
De derde lijn wordt vertegenwoordigd door interne auditfuncties. Deze onafhankelijke rol is van groot belang voor het evalueren van de effectiviteit van het risicobeheer en de controles van de eerste en tweede lijn. Interne auditors rapporteren doorgaans rechtstreeks aan de raad van bestuur of een auditcommissie.

Hoe TrustBound de derde lijn ondersteunt
Met de auditmanagement-tools van TrustBound kunnen interne auditors hun werk effectiever plannen en uitvoeren. De software biedt ondersteuning bij het opstellen van auditprogramma’s, het vastleggen van bevindingen en het delen van rapportages met stakeholders. Daarnaast kunnen bevindingen via een workflow worden teruggekoppeld naar de eerste lijn, wat zorgt voor continue verbetering en transparantie.

Bestuursorgaan: strategie en toezicht
Het bestuursorgaan, zoals de raad van bestuur of toezichthoudende organen, speelt een belangrijke rol in het succes van het Three Lines Model. Zij stellen de strategische richting en doelstellingen vast en zorgen ervoor dat governance en risicobeheersing goed worden ingebed in de organisatie. Daarnaast houden zij toezicht op de effectiviteit van de drie lijnen.

Externe auditors: en belangrijke schakel
Hoewel externe auditors niet direct deel uitmaken van het Three Lines Model, spelen zij ook een essentiële rol. Zij bieden een onafhankelijk perspectief en beoordelen of de governance, risicobeheersing en compliance van een organisatie voldoen aan externe eisen en standaarden. Hun werk biedt waardevolle inzichten en draagt bij aan het versterken van vertrouwen bij stakeholders.

Relaties binnen het Three Lines Model

De verschillende rollen in het Three Lines Model zijn met elkaar verweven en afhankelijk van goede communicatie, samenwerking en rapportage. Het bestuursorgaan stelt strategische doelstellingen vast en delegeert de uitvoering ervan aan het management, de eerste en tweede lijn. De derde lijn, internal audit, biedt onafhankelijke assurance aan zowel het management als het bestuursorgaan en speelt een belangrijke rol als objectieve bewaker van de governanceprocessen. Externe auditors vullen deze assurance aan door vanuit een onafhankelijk perspectief te kijken naar de naleving van externe standaarden en regelgeving. Een effectieve samenwerking tussen al deze rollen zorgt ervoor dat risico’s beter worden beheerst, governance wordt versterkt en het vertrouwen van stakeholders wordt behouden in de organisatie.

Voordelen van het Three Lines Model op een rij

De duidelijke opzet en samenwerking tussen de drie lijnen helpen het model om risico’s beter te beheersen en processen te optimaliseren. Hier zijn de belangrijkste voordelen op een rij:

Efficiëntie in processen: door een gestructureerde aanpak wordt dubbel werk voorkomen en kunnen risico’s sneller worden geïdentificeerd en aangepakt. Dit leidt tot een lagere "cost of control" en een efficiëntere uitvoering van audits, reviews en controles.
Transparantie en vertrouwen: het model biedt meer transparantie in het risicobeheerproces, zowel intern als extern, wat vertrouwen wekt bij stakeholders.
Eenduidige risicotaal: door het gebruik van één gemeenschappelijke risicotaal begrijpen alle betrokkenen – van operationele teams tot het management – elkaar beter. Dit maakt communicatie over risico’s stukken effectiever.
Versterking van risicocultuur: het model draagt bij aan een cultuur waarin risico’s bewust worden beheerd. Medewerkers in alle lagen van de organisatie worden gestimuleerd om proactief risico’s te signaleren en op te lossen, wat het risicobewustzijn vergroot.

Hoe pas je het 3 Lines Model toe in jouw organisatie?

Het succesvol implementeren van het Three Lines model vraagt een duidelijke strategie, goede communicatie en een integrale aanpak. Technologie speelt hierbij een steeds grotere rol. GRC software zoals die van TrustBound helpen organisaties om deze processen te stroomlijnen. Volg onderstaande praktische stappen om direct aan de slag te gaan.

Definieer rollen en verantwoordelijkheden
Het begint allemaal met duidelijkheid. Wie doet wat? Maak voor alle medewerkers helder wie verantwoordelijk is voor risicobeheer (de eerste lijn), wie ondersteunt en toezicht houdt (de tweede lijn), en wie alles onafhankelijk beoordeelt (de derde lijn). Heb je een kleine organisatie waarin mensen meerdere rollen combineren? Zorg dan dat er duidelijke afspraken zijn over wie welke pet op heeft. Heldere rolverdelingen voorkomen overlap en zorgen dat iedereen weet waar ze aan toe zijn.
Betrek medewerkers actief
Zonder betrokken medewerkers werkt het model niet. Begin simpel: geef trainingen of organiseer workshops, en zorg dat iedereen begrijpt wat hun rol is binnen het model. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers zich vrij voelen om risico’s of fouten te bespreken. Dit kan bijvoorbeeld tijdens vaste overlegmomenten waarin risico’s een standaard agendapunt zijn.
Integreer het model in bestaande processen
Voorkom dat het model een geïsoleerd project wordt. Kijk welke bestaande processen – zoals rapportages of compliancechecks – al goed werken, en bouw daarop voort. Gebruik het GRC-platform van TrustBound om workflows te stroomlijnen. Hiermee kun je controles automatiseren en het overzicht bewaren. Voeg daarnaast ook meetmomenten toe om de effectiviteit van het risicobeheer te monitoren.
Werk aan een risicobewuste cultuur
Stimuleer een cultuur waarin het benoemen van risico’s en het leren van fouten wordt gewaardeerd. Zorg dat risicomanagement geen taak is, maar een mindset. Dit begint vaak bij het management. Zij moeten het goede voorbeeld geven en laten zien dat risico’s benoemen geen afstraffing oplevert, maar juist kansen biedt om te verbeteren. Een manier om dit te stimuleren is door successen te vieren waarin risico’s op tijd zijn gesignaleerd en opgelost. Dit kan zelfs al simpelweg iets kleins zijn, zoals een compliment in een teamoverleg.
Blijf verbeteren met controlemechanismen
Controlemechanismen zijn de basis van het Three Lines Model. Denk aan preventieve maatregelen om risico’s te vermijden, detectieve controles om problemen op tijd te signaleren, en corrigerende acties om zaken recht te zetten. Blijf deze maatregelen evalueren: wat werkt wel en wat niet? De Audit Management Software van TrustBound helpt je met het auditmanagement. Gebruik inzichten uit interne audits en toezicht om processen steeds een beetje beter te maken. Door deze feedback actief te delen, blijft iedereen betrokken en groeit het risicomanagement met je organisatie mee.
Investeer in kennis en tools
Tot slot: geef medewerkers de middelen die ze nodig hebben. Dit kan gaan om trainingen om hun kennis up-to-date te houden of om tools die risicobeheer makkelijker maken. Met de software van TrustBound worden niet alleen alle risico’s in kaart gebracht, maar ook de samenwerking tussen de lijnen verbeterd.

Vragen over het Three Lines Model?

Bij TrustBound begrijpen we hoe belangrijk een effectief risicomanagementsysteem is. Het Three Lines Model biedt een sterke basis voor grip op risico’s en naleving van regelgeving. Met duidelijke verantwoordelijkheden, goede samenwerking en communicatie, en een gestructureerde aanpak helpt het model om binnen jouw organisatie risico’s te beheersen en transparantie te vergroten.

TrustBound maakt de implementatie van het Three Lines Model eenvoudig en tilt de governance, risicomanagement en compliance naar een hoger niveau. Wil je weten hoe TrustBound jouw organisatie kan helpen om risicomanagement future-proof te maken? Neem dan contact met ons op. Samen vinden we de juiste oplossingen die aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie.