Geplaatst 15-10-24
Gebruik jij de functionaliteit van de Standaardtaken al? Deze functionaliteit helpt je om terugkerende acties te automatiseren, scheelt je zeeën van tijd en het verhoogt de kwaliteit van je werk.
Een tijdsbesparende functionaliteit voor terugkerende taken
De functie Standaardtaken is een krachtig en uniek concept voor het optimaliseren van de operationele planning. Je werkt regelmatig met (een set aan) taken die steeds weer uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld bij elke audit of bij elke risicobehandeling. Met de Standaardtaken functionaliteit maak je een sjabloon aan waarbij je één keer goed nadenkt over welke taken uitgevoerd moeten worden, hoe je ze het beste omschrijft en welke documenten erbij vermeld moeten worden. Koppel de taken vervolgens aan de gewenste normenkaders en beheersmaatregelen. De standaardtaak staat direct bij de gewenste beheersmaatregelen en is klaar voor gebruik.
Standaardtaken: voorbeelden uit de praktijk
Voor de jaarlijkse VIC-audit van een Nederlandse gemeente wordt de planning van werkzaamheden binnen een auditdossier steeds volgens hetzelfde stramien ingedeeld. Door gebruik te maken van standaardtaken hoef je maar één keer goed na te denken over de taken die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden te stroomlijnen. Die taken kan je exporteren naar Excel en als “takenbundel” ïmporteren in andere auditdossiers.
Een ander praktisch voorbeeld zien we bij het inrichten van normen: de standaardtaak ‘Uitvoeren restoretest’ omschrijf je één keer goed en voorzie je van bruikbare voorbeelddocumenten. Bij de operationele planning kun je deze taak vervolgens met één druk op de knop activeren, op maat maken, en toewijzen aan de verantwoordelijke medewerker.
Bespaar tijd en verhoog kwaliteit
Door het gebruik van standaardtaken bespaar je veel tijd. Maar bedenk je ook dat je hiermee structureel de kwaliteit van je processen kan verbeteren. Door de standaardtaken steeds op basis van de laatste best-practices aan te scherpen zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie met de beste uitgangspunten start.
En het gaat nog verder: doordat je de taken kunt exporteren en importeren in andere omgevingen kun je ze ook delen met andere (zuster)organisaties. Zo kom je, bijvoorbeeld in een groepsverband van samenwerkende zusterorganisaties, tot een "raamwerk" van brachespecifieke standaardtaken bij de normen die voor alle leden gelden.
Hoe werkt het?
Bij het aanmaken van een standaardtaak vul je eenmalig een volledige beschrijving van de taak in, en koppel je deze aan het juiste volwassenheidsniveau.
Vervolgens koppel je deze aan de gewenste beheersmaatregelen. Je zoekt binnen de relevante normenkaders naar de gewenste beheersmaatregelen.
Je kunt de standaardtaak koppelen aan meerdere beheersmaatregelen binnen meerdere normenkaders.